AVISO DE PRIVACIDAD B2LEY ABOGADOS S.A.S
B2LEY ABOGADOS S.A.S. (en adelante “B2LEY” o “Responsable del Tratamiento”, indistintamente), sociedad comercial identificada con NIT 901.458.581 – 2 y con domicilio principal en el municipio de Medellín – Antioquia, dando cumplimento a lo estipulado en la ley 1581 de 2012, en sus decretos reglamentarios, y aquellas normas que lo complementen, adicionen o modifiquen, en función de salvaguardar los derechos fundamentales del ejercicio del habeas data, informa por medio del presente AVISO DE PRIVACIDAD que los datos personales que el Titular de la Información suministre a B2LEY en razón de la relación que adelante con esta última, harán parte de la base de datos del Responsable del Tratamiento para ser usados conforme a las finalidades que se exponen en el presente aviso y en las correspondientes autorizaciones de datos personales, siendo sometidos al siguiente tratamiento: recolección, captura, almacenamiento, clasificación, procesamiento, consulta, reporte, uso, circulación, modificación, intercambio, verificación o supresión de los Datos Personales.
Información General del Responsable del Tratamiento
- Domicilio: Medellín – Antioquia
- Dirección: Cra. 43A #16 Sur-47 of 1005, El Poblado, Medellín.
- Correo electrónico: scuartas@b2ley.com
- Teléfono: 3053564934
ÍNDICE
- Finalidades del Tratamiento de Datos Personales.
- Derecho de los Titulares.
- Mecanismo de Consulta de la Información – Área Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
- Procedimiento para Atender Peticiones, Consultas y Reclamos de los Titulares de la Información.
- Política de Tratamiento de Datos Personales.
- Recolección de datos personales de los niños, niñas y adolescentes y/o Datos sensibles.
1.- Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
A continuación, se relacionarán las finalidades del tratamiento de los datos personales, de conformidad con el grupo de interés adoptado dentro de B2LEY.
Clientes y/o Usuarios
- Facilitar el contacto entre el titular y el Responsable del Tratamiento, para asuntos relativos a las funciones propias de B2LEY, en desarrollo de la relación comercial;
- Envío de información por cualquier medio (teléfono fijo y celular, dirección y correo electrónico, entre otros) sobre actividades a desarrollar por parte del Responsable del Tratamiento y/o sus aliados estratégicos, incluyendo: información del Responsable del Tratamiento, encuestas en general, evaluación del servicio, actividades de la marca y de fidelización del cliente, programas de incentivos, envío de premios y/o regalos, presentación de portafolio de servicios jurídicos, juegos promocionales, eventos en los que hará presencia el Responsable del Tratamiento, actividades que podrán ser de interés para todos los clientes, creación de grupos de Whatsapp para envío de información y en general, adelantar actividades de mercadeo (publicidad);
- Envío de información comercial, de políticas comerciales y administrativas; documentos de facturación y cuentas de cobro, en virtud de la relación comercial;
- Brindar información y/o responder consultas respecto de los servicios jurídicos ofrecidos por el Responsable del Tratamiento a los clientes;
- Actualización, envío y/o recepción, por cualquier medio (teléfono fijo y celular, dirección y correo electrónico, entre otros), de correspondencia, información, solicitudes, requerimientos, derechos de petición y en general lograr una eficiente comunicación con los clientes;
- Tratar los datos personales para adelantar el procedimiento de creación y/o eliminación del cliente, en caso de que corresponda;
- Elaboración de análisis estadísticos, y de diseño de estrategias que permitan al Responsable del Tratamiento darle atención personalizada al cliente;
- Efectuar grabaciones de la imagen de los clientes y/o usuarios en los diferentes servicios prestados por el Responsable del Tratamiento, especialmente, para el uso de aplicaciones, redes sociales y/o página web, en la cual las imágenes captados (datos sensibles) serán compartidos en dichos medios digitales y se podrán en circulación con cada uno de los usuarios registrados en la misma;
- Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, o servicios ofrecidos por el Responsable del Tratamiento;
- Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma;
- Envío y recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente;
- Prestar los servicios jurídicos requeridos por sus clientes;
- Soportar procesos de auditoría interna o externa;
- Facilitar la implementación, control y seguimiento a las prácticas necesarias para evitar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, teniendo en cuenta lo señalado en el manual SAGRILAFT de la empresa;
- Mantener y procesar mediante archivo digital o físico, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del Cliente con el fin de brindar los servicios jurídicos que respondan a sus necesidades, incluyendo, pero sin limitarse, a la etapa pre contractual durante la cual se desarrolla el diagnóstico de su situación jurídica, o, en el marco de la relación comercial para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos;
- Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, del Responsable del Tratamiento, ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados;
- Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
Datos Sensibles*: En virtud de lo estipulado en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, el Responsable del Tratamiento y/o sus aliados estratégicos podrán tratar la información biométrica correspondiente a mi rostro (facial), imagen ya sea en fotografías o en videos, con la finalidad de llevar un registro para elaborar publicidad y publicar los testimonio sin costo alguno y por cualquier medio (incluyendo: Videos, fotos, revistas, YouTube, redes sociales, sitios web).
Empleados y/o proveedores
- Consultar, clasificar, resolver reclamos e informar en cualquier tiempo ante las centrales de información de riesgo y ante las autoridades administrativas autorizadas por la Ley (DIAN, DANE, Jueces de la República, Policía Nacional, Procuraduría, Listas Restrictivas, Superintendencias, EPS, ARL, fondos de pensión, Cajas de Compensación, entre otros), los datos personales que ha bien se deban informar, especialmente la información sobre el cumplimiento oportuno o incumplimiento, si lo hubiere, de las obligaciones financieras y/o comerciales. Dicha consulta la podrá realizar el Responsable del Tratamiento y/o cualquiera de sus aliados estratégicos;
- Compartir, suministrar y divulgar los datos personales, pruebas psicotécnicas técnicas o médicas que haya realizado con el Responsable del Tratamiento y/o con terceros delegados por este, con ocasión del proceso de selección del cual soy participante o participé, y en general cualquier información que el Responsable del Tratamiento adquiera sobre el titular; a las personas naturales o jurídicas que sean aliados estratégicos de este último;
- Contactar a las personas indicadas por el Titular de los Datos para obtener referencias personales y profesionales y a tratar dicha información;
- Uso de la información en: (i) análisis estadísticos, y (ii) medir el nivel de ausentismo; y (iii) compartir mi información personal con aliados estratégicos del Responsable del Tratamiento;
- Enviar información por cualquier medio (telefónico, correo electrónico y/o físico) comunicaciones, notificaciones, información sobre el desarrollo de actividades realizadas en virtud del bienestar laboral y/o comercial;
- Enviar y compartir mi información personal a los médicos que realicen los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro;
- Conservar la información de forma física y/o automatizada de conformidad con lo solicitado por la Ley;
- Creación de grupos de Whatsapp para envío de información y en general, adelantar actividades laborales y/o comerciales;
- Efectuar grabaciones de la imagen de los empleados y/o proveedores en los diferentes servicios prestados por el Responsable del Tratamiento, especialmente, para el uso de aplicaciones, redes sociales y/o página web, en la cual las imágenes captados (datos sensibles) serán compartidos en dichos medios digitales y se podrán en circulación con cada uno de los usuarios registrados en la misma;
- Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo;
- Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, así como los procesos requeridos para dar cumplimiento a cabalidad la relación laboral, incluido el otorgamiento de beneficios;
- Soportar procesos de auditoría interna o externa;
- Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
- Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales y/o vinculadas del Responsable del Tratamiento, ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados;
Datos Sensibles: En virtud de lo estipulado en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, el Responsable del Tratamiento y/o sus aliados estratégicos podrán tartar la información biométrica correspondiente a mi rostro (facial), imagen ya sea en fotografías o en videos, con la finalidad de llevar un registro para elaborar publicidad y publicar los testimonio sin costo alguno y por cualquier medio (incluyendo: Videos, fotos, revistas, YouTube, redes sociales, sitios web).
Así mismo, podrá tratar la información médica del Titular y que esta pueda ser compartida con los médicos que realicen los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.
Accionistas
- Consultar, clasificar, resolver reclamos e informar en cualquier tiempo ante las autoridades administrativas autorizadas por la Ley (DIAN, DANE, Jueces de la República, Policía Nacional, Procuraduría, Listas Restrictivas, Superintendencias, EPS, ARL, fondos de pensión, Cajas de Compensación, entre otros), los datos personales que ha bien se deban informar. Dicha consulta la podrá realizar el Responsable del Tratamiento y/o cualquiera de sus aliados estratégicos;
- Adelantar la Gestión del accionista (contable, fiscal y administrativa) incluyendo en esto, la realización de los pagos que correspondan, envió de convocatorias para las reuniones Ordinarias y Extraordinarias de Asamblea General de Accionistas, envíos de constancias de pagos, las operaciones contables a que haya lugar, distribución de utilidades, adelantar el procedimiento de creación y/o eliminación del accionista, en caso que corresponda, envío de correspondencia, respuesta a PQR´S y/o requerimiento de información, coordinación de entrega y reporte de novedades de los servicios jurídicos; Intercambio de información técnica, proyectos o servicios existentes, expedición de certificaciones de composición accionaria a las entidades que bien los soliciten, entre otras operaciones.
- Registro como accionista de la sociedad, tanto en los libros contables como en los libros oficiales.
2.- Derechos de los Titulares
Los titulares de la información, de los cuales sus datos personales sean tratados por B2LEY podrán ejercer los derechos contemplados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y en especial los que a continuación se relacionan:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la información que se haya recogido en las bases de datos. Este derecho opera igualmente frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
- Ser informado respecto del uso que se les dará a sus datos personales;
- Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado hayan incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento;
- Los consagrados en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
3.- Mecanismo de consulta de la información – área responsable del tratamiento de datos personales
La Gerencia será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de la Información. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular de la Información.
- Correo electrónico: scuartas@b2ley.com
- Persona encargada: Representante Legal
4.- Procedimiento para atender peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información
Las consultas, solicitudes y reclamos deberán ser presentadas por el Titular de la Información, causahabientes o representantes, a través de los medios previamente citados y deberán incluir la identificación del Titular, causahabiente o representante, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los documentos que lo soportan y anexar los datos de contacto y/o notificación.
Acreditación de la calidad del solicitante que formula la petición, consulta o reclamo
Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
- Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco el registro civil de nacimiento o de matrimonio y copia de su documento de identidad.
- Las solicitudes presentadas por los apoderados a través de documento, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.
Procedimiento para atender las peticiones y consultas de los Titulares de la información
B2LEY, atenderá las consultas o solicitudes en un término no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para atender reclamos de los Titulares de la Información
B2LEY, dará respuesta a los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso que el escrito de reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que B2LEY no sea competente para resolver el reclamo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea atendido.
5.- Política de Tratamiento de Datos Personales
B2LEY pone de presente al titular de la información que la Política de Tratamiento de Datos Personales estará disponible para consulta en el sitio web https://www.b2ley.com/. La misma contiene las políticas y procedimientos que adelantará El Responsable del Tratamiento para la protección de datos personales que sean recolectados en el desarrollo de su objeto social, así como los procedimientos de consulta y reclamación que me permitirán hacer efectivos los derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos suministrados por el titular de la información.
Mecanismos para dar a conocer la política de tratamiento de datos personales
B2LEY pone a disposición de los Titulares de la Información, los canales que se enuncian a continuación, a través de los cuales da a conocer a los titulares de la información como pueden acceder a la Política de Tratamiento de datos personales:
- En la autorización para el tratamiento de datos personales se indica que los titulares de la información pueden acceder a la página web y conocer la política de tratamiento de datos personales. Se resalta que el titular de la información queda con una copia de la misma.
- En la página web de B2LEY está disponible la Política de Tratamiento de Datos Personales.
- En caso que se produzca un cambio en la política de tratamiento de los datos personales,
titulares la podrán consultar en el sitio web https://www.b2ley.com/. Así mismo, se les enviará un correo notificando el cambio en la política de tratamiento de datos personales.
6.- Recolección de datos personales de los niños, niñas y adolescentes y/o Datos sensibles
Se deja constancia que, en el evento que B2LEY llegaré a solicitar información sensible o sobre niños, niñas y adolescentes, sobre este tipo de datos, la repuesta es totalmente facultativa. Lo anterior de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Los datos personales de niños, niñas y adolescentes recolectados, serán tratados de conformidad con lo estipulado en el Decreto 1377 de 2013.
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